GESTIÓN DE COMPRAS.-

GESTIÓN DE COMPRAS.

           

            El Departamento de Compras es el encargado de efectuar las compras de todos los insumos que necesita una empresa. Antes de efectuar las compras, debe realizar el relevamiento de los insumos, herramientas, materias primas, etc. que los otros departamentos necesitan para luego buscar mejores precios, calidades y atención de los distintos proveedores.

El APROVISIONAMIENTO se despliega en cuatro tareas:

1)     La recepción de pedidos de todos los sectores de la empresa.

2)     La búsqueda de proveedores que se realiza consultando las guías telefónicas, Internet, a través de referencias de terceros, etc. Es conveniente, después de recopilar la información, confeccionar legajos de proveedores, catálogos, lista de precios, para facilitar futuras búsquedas.

-Legajo de Proveedores. Es una lista con los datos comerciales, nomina de productos y precios que cada uno ofrece. Se sugiere la utilización de un archivo ordenado alfabéticamente y por tipo de producto.

-Catalogo. Es el muestrario de productos en el que se consignan colores, medidas y otras características generales de producto.

-Lista de precios. Es donde figuran los productos con sus respectivos precios de venta. 

3)     La recepción de materiales con el consiguiente control de calidad o muestreo de aceptación.

4)     El almacenaje; para el cual se utiliza un lugar físico acondicionado (deposito). Se deben conservar en un buen estado las existencias y controlar entradas y salidas por medio de fichas de stock.

El control proporciona diversas ventajas:

            -Reduce el riesgo de robo, ya que cada movimiento de elementos esta respaldado por un comprobante interno firmado por el responsable.

            -Obtener con rapidez y exactitud la información de los materiales utilizados.

            -Evitar los problemas ocasionados por sobrantes o faltantes de elementos, ya que pueden ser suministrarse las cantidades solicitadas en los momentos oportunos.

Además, el almacén determina los máximos, mínimos y el punto de pedido. El MAXIMO es la cantidad de materiales que se puede contener el depósito y por MINIMO la menor cantidad aceptable como para no interrumpir el proceso de producción (stock mínimo). El PUNTO DE PEDIDO es el momento en que es necesario comprar.

Punto de pedido = Stock mínimo + Unidades que se consumen hasta que llegue el pedido.

La decisión de COMPRAR.

           

            Quien tiene a su cargo la jefatura del Departamento de Compras debe tener en cuenta distintos factores que condicionan la decisión, por ejemplo:

-Calidad de lo que se compra.

-Cantidad de lo que se compra (no puede ser escasa para no detener el proceso productivo, ni excesiva de modo que implique inmovilización de capital y riesgo de descomposición).

-Precio Adecuado, descuentos y bonificaciones, financiamiento, etc.

            La compra se puede realizar directamente por el encargado de la misma a un proveedor a través de una orden de compra, nota de pedido o por licitación.

            Licitación es el pedido de presupuesto a distintos proveedores en donde se consigna nombre del oferente, cantidad unitaria, total, marcas, y precios unitarios y totales. De acuerdo a los distintos presupuestos se elegirá el mas conveniente de acuerdo a precios y calidad ofrecidas.

FICHAS DE EXISTENCIAS o de STOCK.

            Estas son planillas en las que se registran las entradas (compras), y las salidas (ventas al precio de costo o movimientos internos entre los distintos sectores) y las existencias de los productos (los que se encuentran en el deposito sin vender. El objetivo del uso de estas planillas es llevar un minucioso control de los movimientos y se utiliza una ficha individual para cada producto o materia prima.

Existen diferentes tipos de fichas de existencias:

-PEPS (primero entrado primero salido) es decir que lo primero que se compra o fabrica será lo primero que se vende.

-UEPS (Ultimo entrado primero salido) es decir que lo ultimo que se compra es lo primero que se vende.

-PPP (Precio promedio ponderado) es el más utilizado. Se realiza un promedio entre el precio de compras y las unidades del producto.

Ejemplo en PPP.

1/10: se compran en cta. Cte. 100 kgs. de Azúcar a $ 5,10 el kilo.

3/10: se compra con documento a 90 dias 200 kgs. de Azúcar a 6,20 el kg.

5/10: Se compra en efectivo 300 kgs. de azúcar a $ 4,80 el kg.

5/10: Se envían a Producción 150 kgs. de azúcar a $ 9 el kg.

6/10: se envían a Producción 200 kgs. de azúcar a 9,10 el kg.  

1. En la entrada se aplica la formula=

C (cantidad) x PU (precio unitario) = PT (precio total)

2. para efectuar el PPP se procede de la siguiente manera en las existencias= 

PT de Existencias + PT de entradas / C (cantidad de existencias) = PT (existencias)