LA COMUNICACIÓN.
La comunicación eficaz significa entender y
ser entendido.
Básicamente,
la comunicación es la trasmisión de un
mensaje de una persona (fuente /emisor) a otra/s persona/s (receptor/es).
La transmisión de dicho mensaje se realiza
a través de un vehículo denominado “canal”, el cual puede ser oral, escrito, formal e informal, y puede
ir de persona a persona o de una persona a varias.
La Comunicación dentro de
las Organizaciones.
Existen relaciones entre los distintos puestos que lo
integran, todo el tiempo dentro de las organizaciones necesitamos ponernos en
contactos con otros, para coordinar actividades, para dar una orden, para
enseñar… Estas relaciones provocan desde la comunicación formal y la informal.
Se crean vínculos como amistad, compañerismo, simpatía, entre otros.
-RELACIONES TEÓRICAS entre los diferentes puestos de trabajo (organización formal de la
empresa).
-RELACIONES
LABORALES entre las personas que ocupan cada uno de los puestos
(organización social de la empresa)
-RELACIONES
HUMANAS que se establecen entre las personas como con motivos diferentes a
las actividades que desarrollan en la organización (organización formal).
Formas de
comunicación en las organizaciones:
-Comunicación Formal u Oficial:
Es la relación que existe entre los individuos por su participación en los
puestos de trabajo que ocupan cada uno de ellos.
Se pueden
distinguir 3 tipos dentro de la comunicación formal:
1) Comunicación vertical
descendente: aquella por la cual
los jefes se ponen en contacto con los subordinados. (de acuerdo a grados
jerárquicos o al grado de autoridad).
Tipos de
comunicación:
Ordenes.
La da un jefe, es dirigida hacia uno o varios subordinados, los que
correspondan. Ej. se ordena tener documentación que
respalden una operación determinada por una empresa.
Instrucciones.
Son de carácter general y se refieren a una situación de mayor amplitud o
relevancia. Ej. se instruye en las
nuevas formas de organizar un trabajo.
Informaciones.
Es donde los jefes informan a los subordinados sobre su función: manual de
organización, publicaciones internas, avisos al personal.
Juntas y
Asambleas. Son reuniones
periódicas entre una cantidad importante de jefes y subordinados
Tipos de
comunicación:
Encuestas de actitud: Consiste en
medidas técnicas para seleccionar, estadísticamente, un conjunto de personas
que son representativas de todos los miembros de la organización. De
esta forma se obtienen opiniones, ideas, sentimientos hacia la organización
sobre disposiciones, medidas, políticas establecidas.
Quejas: Manifestaciones de inconformidades que revele un empleado o un
grupo de empleados. (se puede realizar a través de buzón de opinión). Si por
ejemplo a algún obrero se le liquido mal el mes ¿A dónde hace el reclamo?
Sugestiones. Son sugerencias del
personal para la mejora de múltiples funciones o aspectos de la organización. (muchas
empresas otorgan estímulos económicos para premiar sugestiones.)
Reportes. Son informes que surgen de un
subordinado sobre cómo se realizan los trabajos (condiciones laborales, formas, etc.)
Consultas. Son preguntas que surgen del
personal y que permiten aclarar dudas.
LA IMPORTANCIA DE LAS COMUNICACIONES
ASCENDENTES ES QUE PROPORCIONA CON LOS SUPERIORES UNA RETROALIMENTACIÓN
CONSTANTE, TRASMITE LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA TOMA DE LAS DECISIONES JERÁRQUICAS,
PERMITE LA OPORTUNIDAD DE PREGUNTAS y RESPUESTAS, EXPONER QUEJAS y BRINDAR
SOLUCIONES, EXPRESAR SATISFACCIÓN O FALTA DE ELLAS.
3) Comunicación lateral. Es
aquella en donde se establecen contacto entre personas del mismo nivel
jerárquico: gerentes, jefes, supervisores, empleados.
Comités: Grupos
formados por niveles jerárquicos iguales, que se reúnen en forma periódica,
para tratar de estudiar y/o resolver problemas en común.
Mesas redondas: son reuniones de jefes dedicadas a discutir e
intercambiar ideas y opiniones sobre determinados problemas. (No tienen
carácter de permanentes como los comités.)
Juntas. Son
reuniones por niveles jerárquicos iguales pero con la presencia de un
funcionario superior que encauza la discusión y autoriza acuerdos o
resoluciones sobre conflictos.
Asesoría y consejo: Consiste en la
relación que se establece entre los jefes y los asesores (especialistas
peritos, técnicos) que colaboran con ellos para el óptimo desarrollo de sus
funcionarios.
-Comunicación informal u extraoficial: Son las relaciones que se originan como consecuencia de las comunicaciones formales, y se provocan por motivos particulares como edad, sexo, grado, educación, clase social, gustos o preferencias u otras circunstancias especiales.
Es importante para el desarrollo de la organización, el conocimiento del conjunto de relaciones o comunicaciones informales, ya que en ciertos casos pueden favorecer la comunicación formal, o bien pueden provocar obstáculos o entorpecimientos de tareas que el jefe a cargo puede evitar. la discusión y autoriza acuerdos o resoluciones sobre conflictos.
No es fácil el estudio y comprensión de los vínculos que se forman por comunicaciones informales, pero es de vital importancia porque de esta manera se pueden proteger las relaciones que coinciden con las formales o impedir los vínculos que tengan una tendencia contraria.
GESTIONES DE LA COMUNICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA.
Para gestionar la comunicación dentro del ámbito interno de las organizaciones se deben definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar las diferentes actividades que en ellas se realizan.
El objeto de la gestión es:
-Promover la comunicación entre los miembros.
-Facilitar la integración entre las realizaciones personales y organizacionales.
-Reducir los conflictos internos a partir del fortalecimiento de la afinidad y unión de los miembros de la organización.
-Contribuir a la creación de espacios de información, participación, y opinión para todo el personal que es parte componente de la empresa.
Es importante tener en cuenta que la comunicación interna de toda organización está inmersa en la cultura organizacional, ya que la misma se lleva a cabo de acuerdo al conjunto de valores, referencias, hábitos, ritos, etc.
La cultura organizacional condiciona toda comunicación, por lo que se convertirá en el punto de partida y marco de referencia para la implementación de toda gestión de comunicación.-
Gestión Administrativa. Prof. David Lepicheo
Fuente: Teoría de las Organizaciones. Angrisani-Medina-Rubbo. A&L editores.
